Geschäftsreise planen: Checkliste und Tipps für Vorbereitung einer Dienstreise

Regelmäßige Geschäftsreisen gehören zu vielen Berufszweigen dazu. Allein in Deutschland finden über 11 Millionen Dienstreisen pro Jahr statt. Kundentermine, die Erschließung neuer Märkte oder auch Messebesuche - damit die Termine reibungslos ablaufen, muss eine detaillierte Vorbereitung stattfinden. Wir zeigen, welche Punkte essenziell sind, damit eine Geschäftsreise reibungslos ablaufen kann.

Die Teilnehmer festlegen

Es ist wichtig festzulegen, wer überhaupt an der Geschäftsreise teilnimmt, denn danach richtet sich die gesamte Planung. Nimmt der Chef alleine teil oder verreisen weitere Mitarbeiter? Nimmt einzig der Chef teil, kann trotzdem eine Assistenz gefragt sein, die bei wichtigen Meetings Protokoll führt. Handelt es sich um Konferenzen mit parallel laufenden Workshops und Vorträgen, dann ist es ebenfalls von Vorteil, mit mehreren Kollegen anzureisen, um eine möglichst hohe Ausbeute an Informationen zu generieren.

Eine passende Vertretung finden

Noch bevor die Geschäftsreise geplant wird, sollte sich um eine passende Vertretung für die Mitarbeitenden gekümmert werden, die an der Dienstreise teilnehmen. Diese braucht gegebenenfalls eine Einarbeitung. Auch die Übergabe der aktuellen Projekte nimmt etwas Zeit in Anspruch. Die Vertretung sollte über alle aktuellen Themen aufgeklärt sein und Fristen kennen, damit sie nichts versäumt.

Tipp: Es muss unbedingt Fall geklärt werden, welche Entscheidungen die Vertretung treffen darf und welche nicht. Vollmachten müssen ausgestellt werden. Der Austausch von E-Mail-Adresse und Handynummern sorgt für Abhilfe, wenn einmal Fragen oder wichtige Entscheidungen anstehen.

Die Dauer der Dienstreise planen

Vor und nach den Terminen ist immer ausreichend Zeit einzuplanen. Wer direkt nach den Meetings zurückfliegt, gerät mitunter in Stress und verpasst sogar den Flug. Ruhetage rund um die Termine ermöglichen einen entspannten und fehlerfreien Ablauf und bringen eine höhere Professionalität mit sich.

Die Verkehrsmittel für die Anreise festlegen

Für viele Reisen ist das Flugzeug die erste Wahl. Es legt in meist kürzerer Zeit eine größere Distanz zurück und ist mitunter sogar günstiger. Vor allem bei Fernreisen ist es das beliebteste Verkehrsmittel, aber auch Businessreisen innerhalb Deutschlands werden immer häufiger mit dem Flugzeug angetreten.

Tipp: Für kurze Reisen in nahe gelegene Städte reicht oftmals ein Dienstwagen oder ein öffentliches Verkehrsmittel. Dasselbe gilt, um zum Flughafen zu kommen.

Die passende Unterkunft buchen

Die Unterkunft während der Geschäftsreise sollte möglichst nahe am Zielort und möglichen Treffpunkten liegen. Zudem ist eine gute Verkehrsanbindung das A und O, insofern kein Dienstwagen zur Verfügung steht. Außerdem sollte überlegt werden, ob das Frühstück und Zusatzleistungen notwendig und damit inklusive zu buchen sind.

Alle notwendigen Dokumente vorbereiten

Vor der Abreise sollte geprüft werden, ob Personalausweis und Reisepass noch gültig sind. In vielen Ländern wird verlangt, dass die Dokumente noch mindestens sechs Monate gültig sind. Zudem gibt es in vielen Ländern eine Visumspflicht. Auch Impfungen sind für einige Länder verpflichtend. Hier muss eventuell aufgefrischt und der Impfpass mitgeführt werden.

Im Koffer dürfen Visitenkarten, Terminkalender, Prospekte und Co. nicht fehlen, um im Fall der Fälle gewappnet zu sein. Wird ein Mietwagen gebucht, so muss mindestens einer der Reisenden einen Führerschein mit internationaler Gültigkeit haben. Buchungsbestätigungen und weitere wichtige Dokumente sollten ebenfalls in Papierform mitgeführt werden.

Notwendige Versicherungen abschließen

Gepäckversicherung, Auslandsreisekrankenversicherung, Schutzbrief, grüne Versicherungskarte, ADAC-Karte sowie Reiserücktrittsversicherung - wer sich auf eine Geschäftsreise ins Ausland begibt, muss mitunter viele Versicherungen abschließen. Diese sollten rechtzeitig beantragt werden. Alle Versicherungen müssen vom Unternehmen abgeschlossen werden, denn Privatversicherungen sind auf Dienstreisen ungültig.

Weitere Besonderheiten, die bei der Planung einer Dienstreise zu beachten sind

Adapter, spezielle Telefonkarten sowie ein Dolmetscher - all diese Dinge sollten im Vorfeld überprüft und abgeklärt werden, um einen durchweg reibungslosen Ablauf zu genießen.

Die Geschäftsreise planen lassen

Wer den Überblick verloren hat oder die Zeit für eine gewissenhafte Planung fehlt, kann die Planung der Geschäftsreise auch in externe Hände geben. Vor allem in der derzeitigen Corona-Zeit haben Reisezentren den Vorteil, einen guten Überblick über aktuelle Einreisevorschriften und Regelungen in den Zielgebieten zu haben.

Unternehmen wie das Lufthansa-City-Center in Dresden wissen damit genau, worauf es bei den beruflichen Ausflügen ankommt und unterstützen Unternehmen beim Geschäftsreisen buchen.

Fazit

Die Reihenfolge der Planung einer Geschäftsreise ist irrelevant. Wer genügend Zeitpuffer einplant, wird alle wichtigen Dokumente und Versicherungen anfordern und abschließen können, bevor die Reise losgeht. Da steht der erfolgreichen Geschäftsreise nichts mehr im Weg.

Autor:

Maximilian Wolf aus Lindenfels

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