Modernes Büro

Was mit Unterlagen passieren muss, die gelöscht oder entsorgt werden sollen.

(TRD/AKZ) Seit dem jüngsten Facebook-Datenmissbrauchsskandal ist das Thema korrekter Umgang mit Personendaten wieder in aller Munde. Wichtig ist es deshalb, sich wieder mit den gesetzlichen Vorgaben zu diesem Thema auseinanderzusetzen: Die seit Mai 2018 in Kraft getretene europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz regeln in Deutschland das Erfassen, Speichern und Nutzen von personenbezogenen Daten. Darin wird außerdem beschrieben, was mit Unterlagen passieren muss, die gelöscht oder entsorgt werden sollen.

Diese Vorgaben richten sich an praktisch alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von z. B. Mitarbeitern, Kunden usw. verarbeiten – vom Arzt bis zum Industrieunternehmen. Unternehmensverantwortlichen jeder Branche kann man raten, sich wieder intensiver mit dem Thema und insbesondere einer professionellen Aktenvernichtung auseinanderzusetzen, denn etwaige Verstöße werden mit hohen Bußgeldern belegt.

Die Vernichtung von Unterlagen mit sensiblem Inhalt erfordert spezialisiertes Wissen. Es genügt nicht, Altunterlagen einfach in den Müll zu werfen oder durch einen handelsüblichen Büroschredder laufen zu lassen. Denn zum einen ist dadurch die völlige Unkenntlichkeit des Inhalts nicht gewährleistet und außerdem entstehen nur zusätzliche Personal- und Entsorgungskosten. In Deutschland beschreibt die DIN 66399 genau, welche Anforderungen an die für die Dokumentenentsorgung notwendigen Maschinen gelten und wie ein solcher Prozess ablaufen muss.

Nur ein professionelles Aktenvernichtungsunternehmen verfügt über geeignete Anlagen zur restlosen Vernichtung und kann dank Mengenkontingenten neben einer attraktive Preisgestaltung auch Zusatzleistungen, wie die Vernichtung von CDs und Disketten, die Entsorgung von sensiblen Patienteninformationen, wie Gebissabdrücke oder Röntgenbilder sowie Datensicherungen und die Archivierung von verschiedenen Datenträgern anbieten.

Ein fränkisches Unternehmen aus Kitzingen ist beispielsweise ein solcher Entsorgungsspezialist. Es berät Kunden aus allen Branchen mit einen Rundum-Service für eine DSGVO-konforme Entsorgung ihrer Daten deutschlandweit. Detailinformationen und eine Ablaufbeschreibung sind über die Website www.zago.gmbh abrufbar. Es sollen dabei auch individuelle Lösungen möglich sein. Über die Zerstörung von Festplatten und Akten hinaus werden noch weiterer Dienstleistungen im Bereich Dokumentenvernichtung ausgeführt.

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